待办清单、归档目标、交接台账
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年度工作任务 |
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序号 |
任务类别 |
具体事项 |
想法及注意事项 |
责任人 |
完成时限 |
已做工作 |
是否完成 |
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1 |
XXX |
XXX |
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2 |
XXX |
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3 |
XXX |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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备注：“想法及注意事项”是我自己很爱用的一列，每次回顾时有新的想法就记下来，谁用谁知道 |
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半年度工作任务 |
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序号 |
任务类别 |
具体事项 |
想法及注意事项 |
责任人 |
完成时限 |
已做工作 |
是否完成 |
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1 |
XXX |
XXX |
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2 |
XXX |
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3 |
XXX |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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备注：“想法及注意事项”是我自己很爱用的一列，每次回顾时有新的想法就记下来，谁用谁知道 |
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大型会议会务工作流程清单 |
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环节 |
工作模块 |
工作任务 |
具体内容 |
责任人 |
时间节点 |
是否完成 |
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会议确认 |
会议事由确定 |
会议名称 |
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会议时间 |
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会议地点 |
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会议室预订 |
根据会议形式及人数预订会议室 |
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与会人员 |
确定与会人员类别及邮件发送地址 |
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会议议程 |
明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等 |
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确定酒店 |
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，日前致电酒店人员做好准备 |
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会议前期准备 |
准备会议 |
明确人员分工 |
将具体人员分工填入此表 |
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资料 |
准备与收集 |
电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿 |
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会议通知 |
撰写通知 |
附：资料（参见上一行） |
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回执收集 |
确定参会人员信息 |
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式 |
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整理通讯录 |
（内容同上） |
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环节 |
工作模块 |
工作任务 |
具体内容 |
责任人 |
时间节点 |
是否完成 |
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会议前期准备 |
资料 |
准备与收集 |
电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表 |
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存储 |
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员 |
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印刷 |
联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间 |
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打印 |
列出打印清单及打印份数 |
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装订 |
将文件整理装入资料袋 |
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发放 |
发送邮件 |
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住宿 |
酒店预订 |
联系酒店，确定房间类型及数量，询问是否含早餐 |
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接机 |
接机 |
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间 |
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预订车辆 |
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餐饮 |
就餐形式、地点确定 |
公司食堂：填写客餐申请单位并交食堂人员 |
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外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备 |
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茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处 |
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环节 |
工作模块 |
工作任务 |
具体内容 |
责任人 |
时间节点 |
是否完成 |
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会议前期准备 |
文具 |
文具准备及领取 |
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 |
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会场 |
会议室预订 |
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 |
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会场布置 |
桌椅摆放：文具摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位 |
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摄影 |
投影联系 |
与总办专业人员联系摄影事宜 |
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自备数码相机 |
会议现场抓怕用 |
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回程安排 |
回程机票预订 |
回城人员姓名、航班，联系前台确认出票 |
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礼品 |
会议礼品预订 |
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办协助 |
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会后活动安排 |
活动地点及人数 |
联系活动场所，车辆预订 |
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人员报到 |
人员报到 |
直接前往酒店报到 |
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资料发放 |
包括会议材料、代表证等 |
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会议第一天工作 |
设备 |
设备就绪 |
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 |
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会场 |
检查会场情况 |
桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位 |
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专家会议指引 |
会议地点指引 |
指引与会人员到会议地点参加会议 |
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环节 |
工作模块 |
工作任务 |
具体内容 |
责任人 |
时间节点 |
是否完成 |
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会议第一天工作 |
电脑与网络 |
笔记本电脑使用协助 |
查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，通知去也管理处接待人员协助 |
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茶水 |
茶水供给到位 |
接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 |
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摄影 |
摄影把关 |
与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关 |
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现场抓拍 |
用自备数码相机抓拍会场情况 |
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专家会议 |
会议记录 |
录音笔录音，人员现场记录 |
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麦克风 |
麦克风传递 |
若台下代表需发言，明确麦克风传递人 |
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会场收拾 |
清洁整理会场 |
回复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏 |
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午餐 |
就餐地点指引 |
带领与会人员前往餐饮场所就餐 |
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会场设备准备 |
设备就绪 |
设备复查，会场布置 |
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经理会议指引 |
会议地点指引 |
指引与会人员到会议地点参加会议 |
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电脑与网络、茶水、摄影、会议记录、麦克风 |
会议过程开展 |
同上午会议过程 |
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会场收拾 |
清洁整理会场 |
回复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏 |
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招待宴会 |
就餐地点指引 |
带领与会人员前往餐饮场所就餐 |
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环节 |
工作模块 |
工作任务 |
具体内容 |
责任人 |
时间节点 |
是否完成 |
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会议第一天工作 |
设备 |
设备就绪 |
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪 |
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会场 |
检查会场情况 |
桌椅摆放：文具及资料摆放，横幅悬挂，欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位 |
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茶水 |
茶水供给到位 |
接待人员负责现场倒茶或饮水机到位 |
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|
专家会议 |
会议记录 |
录音笔录音，人员现场记录 |
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麦克风 |
麦克风传递 |
若台下代表需发言，明确麦克风传递人 |
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会议后期工作 |
宣传报道 |
宣传资料准备 |
稿件撰写及照片整理 |
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宣传报道发布 |
将稿件及照片发至新媒体部进行宣传报道 |
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会议纪要 |
纪要整理 |
会议后尽早整理会议纪要 |
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邮件发布 |
经领导审阅后通过邮件发布 |
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后续工作跟进 |
会务费用结账报销 |
对会务其间发生的费用进行结账报销 |
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会议工作总结 |
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处 |
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工作任务跟踪管理 |
针对会上确定各项工作任务进行跟踪管理 |
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近期待办 |
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序号 |
具体事项 |
想法及注意事项 |
责任人 |
完成日期 |
是否完成 |
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1 |
XXX |
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|
2 |
XXX |
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|
3 |
XXX |
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4 |
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5 |
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6 |
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7 |
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备注：“想法及注意事项”是我自己很爱用的一列，每次回顾时有新的想法就记下来，谁用谁知道 |
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XX归档目录 |
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序号 |
材料名称 |
责任部门 |
是否归档 |
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1 |
XX |
XX |
0 |
|
2 |
XX |
XX |
0 |
|
3 |
XX |
XX |
0 |
|
4 |
XX |
XX |
0 |
|
5 |
XX |
XX |
0 |
|
6 |
XX |
XX |
0 |
|
... |
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备注：预填基本信息后直接打印，每搜集一份材料就打个✓，搜集齐后把目录放在首页，便于索引。 |
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材料交接清单 |
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序号 |
材料名称 |
签收人 |
签收时间 |
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1 |
XX |
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|
2 |
XX |
||
|
3 |
XX |
||
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备注：用文件夹把各类清单夹在一起，不会丢，更规范。 |
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